En un almacén, el espacio es muy valioso, y por eso diseñar sistemas que optimicen su rendimiento es una prioridad. En realidad solo se trata de dar la mejor respuesta posible a una pregunta muy simple: ¿dónde se coloca cada cosa para lograr la mayor eficiencia posible? Antes de responder a esa pregunta queremos que conozcas qué es la organización caótica de almacén.
La ubicación de la mercancía debe responder a una estrategia de organización, y alinearse con el resto de funciones logísticas que se deban realizar, tales como la recepción y clasificación, el picking, control de stocks, etc. El objetivo siempre es favorecer la efectividad de todos los procesos.
Y para eso, uno de los sistemas más efectivos es la organización caótica de almacén.
Vamos a ver en qué consiste.
Organización caótica vs. almacén ordenado
La gestión de almacenes es uno de los pilares de cualquier empresa que se dedique a la distribución de productos, y para optimizarla hay que tener en cuenta numerosos factores.
Si se hace bien, supondrá un importante ahorro de costes y ganancia de efectividad en todos los procesos. En caso contrario, un almacén mal gestionado puede suponer una importante fuga de recursos para tu empresa.
Sea cual sea la estrategia, la gestión de ubicaciones (es decir, definir dónde se debe colocar cada producto) es una de las claves.
En un principio, la forma más simple (quizá podríamos decir también la más intuitiva) de organizar un almacén es ordenarlo siguiendo los parámetros más convenientes según la mercancía de que se trate: por tipo de producto, por tamaño, por rotación…
Por ejemplo, en un almacén de mobiliario cada tipo de mueble tendría un lugar asignado: habría un área para las mesas mesas, otra para armarios, otra para sofás…
O también se podrían colocar en una zona todos los muebles de dormitorio, los de salón, los de cocina…
La clave de un almacén ordenado es que se designa un espacio para cada tipo de mercancía. Cada cosa tiene su sitio.
Parece sencillo, ¿verdad? De ese modo resulta muy fácil manipular los productos y llevar el control del stock.
¿Cuál es el problema, entonces?
El problema más importante es que son almacenes poco flexibles, en los que pueden ocurrir dos cosas.
Una, que se infrautilice el espacio, es decir, que haya huecos libres, sin mercancía de forma temporal.
O el caso contrario, que haya zonas donde no podamos almacenar más unidades de un determinado artículo, porque se ha sobrepasado la previsión que teníamos.
Siguiendo con nuestro ejemplo, un día puede que sobre espacio en la zona de los sofás porque ha habido muchos pedidos, sin embargo no hay sitio para ubicar los armarios que acaban de llegar al almacén.
Normalmente este tipo de organización, más intuitiva, se lleva a cabo en almacenes reducidos con un bajo nivel de digitalización de procesos.
Ahora es cuando te hablamos de las ventajas de una organización caótica.
¿Qué ventajas tiene una organización caótica de almacén?
La principal característica de una organización caótica, es que no hay un sitio prefijado para cada cosa, sino que se colocan en función de la disponibilidad de espacio en ese momento concreto.
¿Cómo es posible hacer eso y a la vez mantener el control del almacén?
Para empezar, olvidándote de cualquier sistema de gestión manual. Ser competitivos exige dejar atrás las hojas de excel para registrar pedidos y anotar ubicaciones.
El almacenamiento inteligente pasa por la implantación de un software informático que se ocupe de controlar todas las ubicaciones y disponga de información en tiempo real. Es decir, un SGA o software de gestión de almacén.
Contar con un Sistema de Gestión de Almacenes permite designar ubicaciones de manera flexible y atendiendo a la disponibilidad en tiempo real.
¿Por qué almacenar todos los sofás juntos, si colocándolos en distintas ubicaciones optimizas el espacio? El SGA se ocupa de controlar todo el proceso.
Puedes leer este post si quieres saber cuándo necesitas un software de gestión (SGA).
Y ahora, toma nota de las ventajas que supondría para tu almacén contar con un sistema de organización caótico:
- Aprovechamiento del espacio. Al no tener ubicaciones preasignadas, cada producto o lote se almacena en la ubicación disponible o donde encaje mejor. Esa optimización supone que se necesita aproximadamente un 25% menos de espacio para colocar la mercancía, con respecto a otro tipo de organización
- Más velocidad en todas las operaciones. El SGA dispone de toda la información en tiempo real y elige las ubicaciones más convenientes, por espacio, distancia, etc. Asimismo, guía a los operarios hasta el lugar exacto donde está la mercancía, disminuyendo la posibilidad de errores y pérdidas de tiempo. Además, el SGA puede incluso diseñar las rutas más cortas para ahorrar tiempo en desplazamientos por el almacén.
- Facilidad para incorporar personal. Los nuevos trabajadores simplemente siguen las instrucciones del sistema, no es necesario que se aprendan la distribución del almacén o diseñen las rutas para distribuir y colocar los productos.
Digitalizar y automatizar procesos es la mejor manera de crecer. Puede que te interese saber qué más posibilidades tienes. En ese caso puedes leer este post sobre almacenes automáticos y robotización: cómo implementar soluciones tecnológicas en tu sistema logístico.
¿Estás pensando en diseñar una estrategia para organizar tu almacén?
Esperamos que este post te haya servido y valores la posibilidad de avanzar hacia la digitalización de tu organización de almacén con un SGA.
De hecho, los beneficios de implantar un software de este tipo son mucho más amplios. Se trata de una herramienta muy versátil que puede ofrecerte más soluciones.
¿Qué te parece si nos cuentas qué necesitas? Nuestro equipo te puede asesorar y resolver todas tus dudas.
