Que te llegue un pedido y no tengas mercancía para atenderlo, es una de las situaciones que no quieres vivir en tu almacén. Una rotura de stock ofrece una mala imagen de la empresa y provoca descontento en el cliente que no recibe lo que ha pedido.
Las consecuencias pueden ser importantes para tu negocio, sobre todo si el problema se repite en más de una ocasión.
Por eso hoy queremos abordar la ruptura de stock y, sobre todo, decirte qué puedes hacer para que no suceda en tu empresa.
Veamos cuáles son las claves.
Qué es la rotura de stock: causas y consecuencias
La rotura o ruptura de stock es una alteración en la cadena de suministro que se produce cuando la empresa no tiene mercancía suficiente de uno o varios productos y no puede responder a los pedidos de sus clientes.
Existen roturas de stock totales, cuando el pedido completo no ha podido ser servido al cliente. Y también roturas de stock parciales, cuando solo se puede completar una parte del pedido.
Sea como sea, es algo que no queremos que suceda en ningún caso, por las implicaciones negativas que tiene para la empresa.
Generalmente, la primera consecuencia es un aumento de los gastos. Si no se dispone de un producto quizá haya que comprarlo rápidamente a un proveedor con el que no tenemos relación previa, a un precio más elevado y, posteriormente, hacer un envío urgente para que el cliente lo reciba.
En el peor de los casos, puede suponer que el cliente afectado considere que tu empresa es poco eficiente y retire su confianza. Perder clientes es una de las consecuencias más graves que pueden derivarse de una rotura de stock.
Por qué puede producirse una rotura de stock
Hay muchas razones posibles. Algunas de ellas son difíciles de prever, por ejemplo, las que tienen que ver con las tensiones de la cadena de suministro a nivel global, como ha sucedido en los últimos meses debido a problemas globales en la cadena de suministro (la crisis del canal de Suez, la escasez de contenedores, y otras situaciones).
Tampoco son fáciles de prever situaciones puntuales, como puede ser una huelga en el sector del transporte que provoque retrasos en los suministros que esperas recibir.
Aunque puede haber margen de mejora en ese tipo de previsiones, la realidad es que no están en tu mano. Por tanto, lo recomendable es comenzar por lo que sí depende de tu gestión, ya que tienen que ver directamente con la organización interna de tu almacén.
En este apartado sí es posible revisar y hacer los ajustes necesarios para optimizar todos los aspectos posibles. Y así, estarás alejando la posibilidad de una rotura de stock.
Claves para evitar una rotura de stock
Conseguir calcular el stock óptimo es uno de los retos más importantes de cualquier gestor logístico.
No es fácil hacerlo. Hay que tener en cuenta que, si quieres cubrirte las espaldas y tener una previsión amplia, los costes de almacenamiento aumentan.
Esa es la razón por la que muchas empresas limitan sus inventarios y tratan de calcular cuál es el stock mínimo con el que deben contar para sostener su actividad.
Como verás, es un cálculo delicado, que puede verse alterado por distintos factores.
Por eso no hay una sola fórmula para evitar una rotura de stock, sino una combinación de varias.
La rotura de stock se evita mejorando diversas acciones que repercuten directamente en la calidad del sistema de gestión de almacén.
Revisar la rotación de productos
Es posible que haya errores de cálculo y es necesario identificarlos. Por ejemplo, mercancías calificadas como de baja rotación cuya demanda ha variado con el tiempo, y por tanto deben clasificarse como rotación media o alta.
Esa revisión permitirá actualizar los datos, mejorar la gestión del inventario y, posiblemente, prevenir futuros desabastecimientos.
Diversificar proveedores
En los últimos tiempos esto es fundamental. Los problemas globales de abastecimiento han afectado a muchas pequeñas y medianas empresas, que de la noche a la mañana se han encontrado con que sus proveedores tampoco disponían de mercancía.
La cadena de suministro ha estado sometida a muchas presiones durante los dos últimos años, y eso ha obligado a las empresas a buscar proveedores en otros mercados para poder asegurar el abastecimiento.
Además de eso, es muy interesante revisar los canales de comunicación con tus proveedores, para estar seguros de que las órdenes se reciben y se atienden con celeridad. Cualquier mejora organizativa siempre es beneficiosa para todas las partes.
> ¿Sabes qué es el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y cómo puede mejorar la comunicación con tus proveedores?
Mejorar el mantenimiento del almacén
¿Es posible que la falta de mercancía en un momento puntual se deba a un mantenimiento deficitario? Es decir, que exista un número demasiado elevado de referencias deterioradas y el stock sufra por ello.
Es conveniente revisar el plan de mantenimiento del almacén para reducir al mínimo la pérdida de mercancía por este motivo.
Confíar en la tecnología
Si hubiese que resumir todas las recomendaciones en una, sería esta: automatiza la gestión de tu almacén con herramientas digitales.
Lo recomendable es implantar un SGA para que tome el control de los procesos logísticos, haga el seguimiento de los KPI más relevantes para tu negocio y te ofrezca información actualizada de la situación de tu almacén.
Seguir gestionando tu almacén con procesos manuales es abrir la puerta a errores que, hoy en día, son fácilmente evitables.
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