Imagina que existiese una manera de digitalizar y enviar documentación importante y datos a todos tus colaboradores en la cadena de suministro. Pero atención, sin errores ni lagunas. De forma 100% fiable. Pues deja de imaginar porque ya existe. Se trata de la tecnología EDI, o Electronic Data Interchange.
Implementar esta tecnología en tu negocio supone eliminar definitivamente el papel en transacciones con tus socios comerciales, que recibirán por esta vía sus pedidos o facturas, entre otros documentos.
Utilizar EDI en los procesos B2B supone un importante ahorro de costes, mejora la comunicación y evita errores.
¿Te interesa saber más?
¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
EDI es una solución electrónica para optimizar el intercambio de documentos y datos entre empresas y permitir una comunicación eficaz en toda la cadena de suministro.
Es uno de los avances derivados de la aplicación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, y puede utilizarse en cualquier ámbito en el que sea necesario enviar y recibir documentos y datos con un sistema seguro y estandarizado, de forma que resulte comprensible para todas las partes.
En los procesos B2B, las transacciones EDI son ya bastante habituales para enviar y recibir documentos.
Aun así, es una tecnología que tiene mucho recorrido por delante, a medida que se continúen explorando las posibilidades de la logística 4.0, como la utilización de blockchain para transmitir información, dispositivos IoT aplicados a la cadena logística y sistemas de Inteligencia artificial y aprendizaje automático.
Cómo funciona EDI y por qué puede mejorar la comunicación B2B
En un almacén, la cadena logística puede llegar a ser muy compleja y necesitar la intervención de numerosos actores. Y es ahí donde un modelo EDI de intercambio de datos puede ser muy útil, al automatizar las transacciones y suprimir los documentos en papel
Imaginemos, por ejemplo, que necesitas enviar unas facturas a tus proveedores. ¿Qué haces normalmente?
La mayoría de las veces, enviar un email (incluso ¡un fax!).
Muy bien, pero ¿cuántas veces se van a la carpeta de spam? ¿O se despistan entre decenas de correos recibidos? Y seguro que más de una vez se ha enviado un documento al contacto equivocado.
La realidad es que, tras el email, muchas veces hay que hacer una llamada o enviar otro mensaje para confirmar la recepción. Hay mucho margen para que se produzcan errores.
EDI soluciona todo eso. La transmisión se realiza sin intervención humana. No tiene que “recibir” nadie al otro lado. Se acabaron los archivos adjuntos (fuente de errores) y, por supuesto, el papel.
En una cadena de suministro, que necesita funcionar con precisión, EDI aporta fiabilidad. De manera simplificada, el intercambio electrónico se apoya en 3 patas:
- Un lenguaje unificado. Para que la transmisión de datos pueda llevarse a cabo, debe hacerse de forma estandarizada.
- Un software común. Emisor y receptor tienen que haber implementado un mismo tipo de software preparado para intercambios EDI.
- Una red para realizar la comunicación. ¿Cómo se van a transmitir esos datos? Hay empresas que comercializan distintas soluciones EDI, adaptadas a cada cliente.
Actualmente la tendencia generalizada es contratar servicios en la nube. En el caso de EDI, optar por una solución cloud (y no on premise, o en los servidores de la empresa) es una manera de poder acceder a este tipo de software y conectarse con partners que ya tienen EDI, de una forma más asequible.
No obstante, cualquier solución es buena. Solo hay que elegir la más adecuada según las necesidades de cada empresa y el tipo de proyecto.
Si te interesa el tema, puedes leer aquí sobre qué es la logística en la nube, sus pros y sus contras.
Las 5 ventajas principales de usar EDI
Mejorar la eficiencia y la productividad, son los objetivos de cualquier organización. EDI ayuda a conseguirlo gracias a que:
- Agiliza las comunicaciones: la automatización del trasvase de información consigue que las esperas se reduzcan y cualquier orden, aviso, registro, factura, etc., se procese casi al instante.
- Elimina interferencias: se acaban los retrasos y los costes extraordinarios.
- Permite rastrear la información: los documentos electrónicos no se pierden, y es fácil recabar datos cuando es necesario para realizar un análisis.
- Agrega valor a la empresa: todo lo que sea incorporar procedimientos fiables y seguros, favorece la competitividad.
- Reduce los errores: ¿cuánto tiempo se pierde por fallos en la comunicación? Es algo que se reduce a mínimos automatizando con EDI.
- Estandariza las comunicaciones: es otra de las ventajas de EDI, muy útil sobre todo si tu empresa opera en el ámbito internacional, donde la barrera del idioma puede suponer un problema.
Es un sistema que necesita que todas las empresas o colaboradores con los que intercambiamos información estén alineados, es decir, tengan EDI implementado.
¿Te gustaría utilizar EDI en tu empresa?
Todos los pasos que vayan en la dirección de digitalizar y automatizar procesos, son pasos en la dirección correcta. Es el futuro y, además, la única manera de que las empresas mantengan un alto nivel de competitividad.
La clave es hacer los cambios precisos en el momento justo. No hay dos empresas iguales. Cada una maneja procesos, tiempos, presupuestos y objetivos diferentes, y por tanto necesitan un asesoramiento profesional y personalizado.
¿Quieres hacer cambios? ¡Perfecto! Te proponemos que te pongas en contacto con nosotros y consultes con nuestro equipo cuáles son las mejores soluciones para tu proyecto. Y, luego, tú decides.
