¿Qué pasa cuando el sistema de gestión de tu almacén te indica que hay una mercancía disponible y, al ir a retirarla, no está? Sí, eso ocurre a veces. En esos casos hablamos de inventario fantasma, un “agujero” en la gestión que puede hacer mucho daño a tu empresa.
Es uno de esos misterios de almacén que conviene tener bajo control. Hoy vamos a ver qué es el inventario fantasma y cómo puedes evitar llevarte sustos cuando vas a por una mercancía que… ¡se ha esfumado!
Qué es el inventario fantasma y por qué es un problema para un almacén
El inventario fantasma es aquel que figura en los registros del sistema pero que no está disponible en las estanterías, es decir, por la razón que sea, no es posible encontrar esa mercancía porque no existe.
El inventario fantasma es un problema precisamente por eso, porque es… fantasma. Es indetectable hasta el momento en que se necesita. Cuando tenemos constancia de que una mercancía se agota, se puede programar su reposición. El problema surge cuando los registros no tienen datos reales sobre un producto y entra un pedido…
¿Qué pasa entonces? Pues que el operario, al ir a buscar los artículos, se encuentra con que no hay o las existencias no son suficientes para atender la orden. Y no solo se pierde la venta, sino también la confianza del cliente o el usuario (si se trata de un ecommerce): a nadie le gusta que le primero le digan que sí y luego que no.
Si el almacén forma parte de la cadena de suministro de una factoría, es posible que incluso se llegue a detener la producción. El daño tanto económico como en términos de credibilidad, puede ser importante.
Otro punto a tener en cuenta es que la existencia de un inventario fantasma altera las estimaciones del almacén. Las métricas o KPI brindan una información importante para hacer predicciones y llevar el control del stock. Si están alteradas o falseadas, se pueden tomar decisiones erróneas.
De ahí la importancia de tener siempre acceso a datos fiables y actualizados para poder gestionar correctamente un almacén.
¿Cómo se puede evitar tener un inventario fantasma?
Hay múltiples razones por las que se puede acabar generando un inventario fantasma. Una posibilidad es que se hayan producido uno o varios robos que no hubieran sido detectados, pero habitualmente se debe a algún tipo de error humano:
- registros incorrectos
- fallos en la reposición de productos
- inventarios periódicos mal realizados
- cambios de ubicaciones que no fueron registrados, etc.
Este tipo de errores son propios de sistemas de gestión de almacén inadecuados, generalmente los métodos tradicionales de gestión en papel. Si el control se lleva a mano y con hojas de cálculo, es fácil que el inventario fantasma pase desapercibido.
El problema es mayor cuanto más grande es el almacén: a mayor número de referencias, más compleja (e inexacta) es la gestión tradicional.
Realmente, hoy por hoy solo hay una forma de evitar estos sustos y todos los problemas derivados, y es implementar soluciones tecnológicas para recoger y procesar la información del almacén.
Nos referimos a eliminar definitivamente la gestión manual de procesos y dar el salto hacia la digitalización, implementando un software de gestión de almacén que permita trackear las existencias de manera fiable.
¿Cuál sería, entonces, la solución? Depende de las características de cada almacén, pero en líneas generales pasaría por implantar un SGA para llevar el control de toda la logística de almacenamiento.
Nuestro SGA TWO es uno de los mejores softwares de gestión de almacén que se pueden encontrar ahora mismo en el mercado. Garantiza el suministro para evitar paradas de producción o paradas logísticas, evita errores y retrasos en las entregas, optimiza el espacio y reduce costes de almacenamiento, etc.
Además, tiene la ventaja añadida de que es un software intuitivo, con una interfaz sencilla que los trabajadores aprenden enseguida a manejar. Antes de lo que imaginas, la digitalización de tu almacén será un hecho.
Posiblemente sea interesante implementar otros sistemas de control de las referencias, como por ejemplo implementar etiquetas RFID, con seguimiento por radiofrecuencia, para garantizar la trazabilidad de la mercancía.
Con este sistema, no es necesario hacer lecturas artículo por artículo, acercando manualmente un dispositivo (como ocurre, por ejemplo, con los lectores de código de barras). Simplemente se instalan lectores en lugares estratégicos que captan la información de las etiquetas incluso estando paletizadas.
Mejora la gestión de inventario en tu almacén y olvídate del stock fantasma
Si no quieres más misterios en tu almacén, tienes que avanzar en una gestión digitalizada para llevar un control de datos riguroso.
Y en eso podemos ayudarte, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te ofrecemos soluciones adaptadas a las necesidades de tu empresa. Hablamos cuando tú quieras.
