Para tener el control total de un almacén es necesario cada cierto tiempo hacer un inventario y actualizar los datos sobre existencias y sus ubicaciones.
Porque, aunque tu sistema de verificación esté optimizado, no basta con eso. Es necesario detenerse para hacer un inventario físico de la mercancía para contrastarlo con los registros de la empresa: qué productos hay en el almacén, en qué cantidad y cuáles son sus características.
Es un proceso que se debe realizar por muchas razones, veamos cuáles.
Razones por las que es importante hacer inventario
Lo primero que hay que tener en cuenta es que toda empresa tiene la obligación legal de hacer un inventario de sus existencias, para cuadrar el inventario físico y el inventario contable.
Por ese motivo, es habitual que la fecha para hacer el inventario se programe coincidiendo con el final de ejercicio.
Es decir, a 31 de diciembre todas las empresas necesitan conocer con exactitud cuánta mercancía tienen en el almacén. Con esa información pueden regularizar las existencias, cerrar el balance y hacer la cuenta de resultados.
La obligatoriedad legal es, sin duda, el argumento definitivo para hacer inventario, pero para una empresa no debe ser la razón principal.
Somos conscientes de que, en muchos casos es un proceso molesto, ya que requiere movilizar personal y detener la actividad en muchos casos. Pero es importante comprender que el inventario es necesario para estimar correctamente el valor de la empresa.
Además, el inventario sirve para examinar la calidad del control del stock durante todo el año.
¿A qué nos referimos?
A que si el resultado obtenido en el inventario físico se desvía poco (¡o incluso nada!) de los datos que hemos recogido con los métodos de control habituales, podremos concluir que nuestro sistema de control funciona.
También puede ser que se produzcan diferencias relevantes. En esos casos es importante analizar lo que ha ocurrido.
Puede haber motivos de muy distinta naturaleza: robos en el almacén, errores cometidos por los trabajadores, fallos administrativos, operaciones pendientes de registro, cambios de referencias…
Un inventario sirve para detectar problemas de muy distinta índole y poner las soluciones.
¿Te gustaría saber más sobre sistemas de gestión de almacén? Lee aquí cuáles son las diferencias entre SAP WM y SAP EWM.
Tipos de inventarios según la periodicidad
Es la clasificación más habitual, aunque existen otras en función de la necesidad logística, el momento en el que realice el inventario, la naturaleza de la mercancía (materias primas o productos terminados), etc.
En este caso, teniendo en cuenta la periodicidad, hablamos de:
Inventario permanente
Consiste en llevar el control día a día, de manera muy precisa y exhaustiva, controlando cada entrada o salida de mercancía.
Puede realizarse con registros en listados si el almacén es pequeño o incluso mediano, pero muchísimo más fiable es la implantación de un SGA para gestionar el stock del almacén. Este software proporciona información actualizada y en tiempo real de las mercancías almacenadas.
Inventario periódico
Consiste en realizar el inventario físico, al menos una vez al año. En muchos casos, se programa cuando se cumple el final del ejercicio y recibe el nombre de inventario final. Mientras dura el inventario se detiene la actividad del almacén para poder realizar un recuento exacto de las existencias.
Pero también pueden realizarse inventarios con menor periodicidad, según las necesidades del almacén.
Incluso pueden realizarse inventarios rotativos en varias ocasiones a lo largo de un mismo ejercicio. Suelen programarse al terminar una campaña importante (por ejemplo, después de Navidad) o después de un pico de demanda imprevisto.
Este tipo de inventario suele ser más frecuente en almacenes con una gran rotación y un bajo nivel de digitalización.
En esos casos, la mercancía permanece poco tiempo en el almacén y el inventario permanente puede resultar complicado en exceso. Un ejemplo podría ser la industria agroalimentaria tradicional.
No obstante, conviene señalar que existen soluciones digitales a medida para optimizar cualquier tipo de proceso y en cualquier tipo de almacén. Mantener el control permanente del inventario es posible utilizando las tecnologías adecuadas y adaptándolas a cada caso.
Cómo un SGA puede ayudarte con el inventario de tu almacén
Es verdad que todavía muchos almacenes pequeños y medianos confían el control de su stock al papel y a los procedimientos manuales, es decir, el operario llevando la cuenta en una hoja de papel que luego se ha de pasar a una hoja de Excel.
Puede funcionar, aunque con un alto riesgo de error, en almacenes reducidos, pero su eficacia es limitadísima.
En cuanto aumenta un poco el número de referencias y de operaciones, es necesario tener un Sistema de Gestión de Almacén que permita mantener un control máximo con un sistema de inventario permanente.
Además, puede integrar sistemas de identificación de la mercancía para facilitar enormemente el proceso. Nos referimos al clásico código de barras o, más avanzado, un sistema de identificación por radiofrecuencia.
Para saber más, lee este post sobre etiquetas logísticas para almacén: código de barras vs. RFID.
¿Cuál es la mejor manera de hacer inventarios en tu almacén?
Para conocer el stock exacto de tu empresa y tener la información real para tomar decisiones comerciales, el inventario es una tarea importante.
Ahora bien ¿cuál es la mejor manera? ¿Te conviene implementar un SGA para realizar un control permanente del stock? ¿Cómo encajaría en tu empresa?
No te quedes con esa duda (ni con ninguna otra). Ponte en contacto con nosotros y te daremos soluciones a medida.
