No se trata solo de evitar sanciones, sino de ofrecer a clientes, proveedores, empleados y usuarios en general, un entorno seguro donde sus datos no se vean comprometidos. Para almacenes y centros de distribución, proteger la información es clave para mantener la competitividad y ganarse la confianza y la fidelidad de sus clientes.
¡Atención a los datos! Riesgos específicos en almacenes y centros de distribución
Cuentas bancarias, información de contacto, historial de transacciones, pedidos… El volumen de información que se maneja en un almacén es importante. Y como en cualquier empresa, la protección de esos datos es fundamental, con los retos específicos derivados de la actividad.
Es decir, en un almacén, además de ocuparse de la correcta gestión de los productos físicos, también hay que manejar muchos datos sensibles de la manera apropiada, por ejemplo:
- Datos de clientes: nombres, direcciones, números de teléfono, información de pago y pedidos realizados.
- Datos de proveedores: contratos, términos de servicio, facturación y condiciones de entrega.
- Información logística: rutas de distribución, horarios de entrega, y movimientos de stock que podrían ser sensibles para ciertos clientes.
Cualquier error o negligencia puede generar problemas importantes, como filtraciones de información, mal uso de los datos o incumplimientos de la normativa vigente.
Pero más allá de eso, también es una cuestión de reputación empresarial y de conseguir un alto nivel de confianza por parte de los clientes. Podríamos decir que aquellas empresas que son minuciosas a la hora de mantener la seguridad y privacidad de los datos que manejan, están apostando por su propia competitividad a medio y largo plazo.
En almacenes y centros de distribución hay que tener en cuenta, además, una serie de riesgos, propios de la actividad a los que hay que prestar especial atención. Son los siguientes:
1. Brechas digitales
Los almacenes que dependen de sistemas conectados a redes internas o a la nube para gestionar operaciones diarias están expuestos a brechas de seguridad cibernética (mira estas 5 claves de ciberseguridad para almacenes).
Si no implementan sistemas de protección, pueden exponerse a que algún ciberdelincuente entre en su sistema o a que algún empleado comprometa la seguridad de manera accidental.
2. Acceso no autorizado a la información
La falta de control riguroso sobre quién accede a la información dentro de un almacén puede llevar a que personas no autorizadas manipulen, copien o roben datos. Esto puede suceder tanto de forma física (con documentos impresos o archivos sin protección) como digital (acceso a sistemas sin las credenciales necesarias).
3. Personal sin la formación adecuada
Algunos almacenes tienen una alta rotación de personal, sobre todo aquellos cuya demanda es estacional, según la campaña vigente.
Eso puede suponer un problema si no existen controles apropiados y los datos sensibles pueden estar expuestos a personas recién llegadas, que no tienen ni la formación ni los permisos necesarios.
4. Pérdida o robo de dispositivos
Los dispositivos portátiles (como tablets, ordenadores portátiles o incluso terminales de mano) que contienen información de clientes o proveedores son vulnerables a robos o pérdidas. Si no se utilizan medidas de seguridad como el cifrado de datos o la autenticación de dos factores, los datos pueden quedar expuestos ante terceros.
5. Acceso físico a las instalaciones
Cuando no existe un sistema protegido de gestión digital de datos, en los almacenes que aún confían en el papel para sus operaciones diarias existe un riesgo añadido, y es la posibilidad de acceder físicamente al archivo de datos.
Empleados, transportistas y proveedores que tienen acceso a diversas áreas, podrían hacerse con documentos físicos con datos sensibles o equipos informáticos con información crucial.
>>>> ¿Para qué tanta información? Lee más aquí sobre las principales aplicaciones de la analítica de datos en gestión de almacén.
Cómo proteger la privacidad: 10 buenas prácticas prácticas
Es importante que las empresas revisen su situación, en lo relativo a la seguridad de los datos que gestionan. Lo recomendable sería encargarle a un agente externo la tarea de hacer una auditoría de protección de datos, para verificar el nivel de cumplimiento con la normativa vigente.
No obstante, hay una serie de buenas prácticas que se pueden implementar de forma inmediata. Algunas son:
- Restringir el acceso físico a las áreas donde se gestionan datos sensibles (como oficinas administrativas o servidores) solo al personal autorizado.
- Implementar sistemas de vigilancia y control de accesos con llaves electrónicas, tarjetas de identificación o sistemas biométricos.
- Mantener un registro de entradas y salidas del personal y de visitantes para tener trazabilidad.
- Cifrar los datos almacenados en servidores locales y en los sistemas de gestión de almacenes (WMS) para que solo los usuarios autorizados puedan leerlos.
- Asegurarse de que los dispositivos móviles utilizados por el personal (tablets, escáneres de inventario, etc.) también cuenten con cifrado y estén protegidos con contraseñas.
- Implementar la doble autenticación en los sistemas informáticos utilizados en el almacén para asegurar que solo personal autorizado tenga acceso a los datos.
- Asignar roles y permisos específicos dentro del sistema para que cada empleado solo pueda acceder a los datos que necesita para su función.
- Realizar capacitaciones periódicas sobre protección de datos y ciberseguridad para concienciar al personal sobre la importancia de la privacidad de los datos.
- Configurar dispositivos de trabajo (ordenadores, tablets, escáneres) para que se bloqueen automáticamente tras un periodo de inactividad.
- Instalar y mantener actualizado el software de seguridad (antivirus, firewall) en todos los equipos que manejan datos sensibles.
Estas son algunas buenas prácticas que ayudan a minimizar los riesgos relacionados con la gestión de datos personales en almacenes y centros de distribución.
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