¿Sabes cómo es el proceso de implantación de un ERP?
No en todas las empresas se hace de la misma manera. Hay variaciones, en función del tamaño y los objetivos de cada proyecto, pero estas son las fases básicas por las que hay que pasar para implantar un ERP de manera exitosa.
Te lo contamos a continuación.
Las 4 fases básicas para implantar un ERP en una empresa
Una vez tomada la decisión de implantar un ERP, se pone en marcha un proceso que va a necesitar la colaboración de toda la organización.
Es importante subrayar esto, porque para una transformación organizativa tan importante como esta, se necesita que participen los departamentos implicados, y la predisposición al cambio de toda la estructura empresarial.
Ten en cuenta que no se trata de una mejora más, sino de una implementación que va a cambiar de manera radical el funcionamiento anterior.
La implicación de los directivos es clave, pero también lo es la colaboración de los usuarios del nuevo sistema, que van a trabajar directamente con él (te recomendamos que conozcas más detalles sobre qué es un ERP)
Por tanto, antes de comenzar todo el proceso es muy recomendable explicar a toda la compañía en qué consiste el cambio que se va a poner en marcha, qué se espera de cada persona mientras dure la implementación y cuáles son los beneficios que trae consigo. De ese modo, tendremos el terreno preparado para comenzar.
Estas son las fases:
1. Fase de estudio
En esta fase, se hace un primer acercamiento al concepto ERP y lo que implica para la empresa. Es momento de empezar a asesorarse sobre los distintos sistemas disponibles y elegir qué programa de ERP es el más adecuado para implantar.
Como seguramente ya sabes, existen distintos ERP en el mercado. Uno de los más conocidos es SAP, un programa que conocemos a fondo en SCM Logística. Pincha aquí si quieres saber qué es SAP y qué puede hacer por tu empresa.
Otro aspecto a decidir es qué tipo de ERP se prefiere implementar, con servidores locales o en la nube.
2. Fase de consultoría
Nuestro equipo analiza detenidamente cuáles son las necesidades de tu empresa. Es una etapa en la que hay que detenerse el tiempo necesario, porque de ello depende el éxito del proyecto.
Además, será necesario contar con toda la colaboración posible para conocer a fondo cuál es el funcionamiento de la empresa y así poder personalizar las soluciones ERP que se vayan a implementar.
Una de las mayores ventajas de un ERP es que es un sistema modular, flexible y escalable. Es decir, se instalan los módulos que se necesitan y se deja abierta la posibilidad de implantar más a medida que se requieran nuevas funcionalidades.
A partir de aquí, se diseña un plan para instalar el software, siguiendo unos pasos organizados en coordinación con cada cliente.
3. Fase de implementación
Los resultados del estudio realizado en la fase anterior se aplican en este momento, cuando ya se procede a implementar el programa.
En esta fase hay que hacer la migración de datos del sistema antiguo al nuevo. El equipo profesional que se ocupe de hacerlo decidirá qué información es relevante y cómo se va a trasladar.
Y, además, hacerlo tratando de cumplir el calendario previsto, para alterar lo menos posible el funcionamiento habitual de la compañía.
Normalmente, sobre todo en empresas grandes, la implantación se lleva a cabo de manera gradual, por módulos o departamentos, de forma que se pueda ir probando el programa y haciendo los ajustes que sean necesarios.
Muchas veces, según el feedback que se vaya obteniendo, se incorporan funcionalidades nuevas que no habían sido previstas en el diseño inicial y que lo mejoran.
Es momento de hacer todas la pruebas necesarias para asegurar que la instalación se ha hecho correctamente
4. Fase de seguimiento
Es habitual que, una vez instalado el ERP y ya en funcionamiento, se vayan detectando pequeños detalles que es necesario ajustar. Hay que hacer un seguimiento de toda la instalación para asegurarse de que todo está correcto y responde a lo que se había planeado en un principio.
Algo fundamental para que un proceso de este tipo se culmine con éxito, es que exista una comunicación fluida con la empresa. Por eso es tan importante la elección del equipo profesional que se va a encargar de tu sistema de gestión.
Porque no solo se trata de diseñarlo e implementarlo correctamente, sino de hacer un buen seguimiento y dar el soporte necesario. La confianza en el partner que elijas es fundamental.
Para nosotros, que llevamos años instalando Sistemas de Gestión de Almacén en empresas de muy distintos sectores, es fundamental trabajar en un clima de colaboración y proximidad. El cliente sabe que cuenta con nuestro equipo de ingenieros para buscar soluciones ante cualquier reto que se presente.
¿Quieres saber cómo trabajamos? Puedes leer aquí los casos de Montana Colors, INOXPA o Garcimar.
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