Decidir que ha llegado el momento de implantar un SGA (Sistema de Gestión de Almacén) en tu empresa supone una evolución cualitativa muy importante. Es el paso lógico para afrontar retos futuros. Pero, ¿sabes qué tienes que tener en cuenta para elegir un proveedor de SGA?
En este post vamos a darte algunos consejos útiles, muy a tener en cuenta a la hora de elegir el proveedor de SGA que más conviene a tu organización.
Toma nota de estos 4 aspectos a tener en cuenta para elegir tu proveedor de SGA
A modo de definición general, un SGA es un software, es decir, un programa informático que contiene instrucciones para que los ordenadores realicen determinadas tareas.
En este caso concreto, el software está enfocado a la gestión de todas las tareas que se llevan a cabo dentro de un almacén, de manera centralizada, con una base de datos única y con información actualizada en tiempo real.
Somos conscientes de que muchos almacenes, sobre todo pequeños y medianos, todavía mantienen sistemas de organización logística en papel.
Nos referimos a la clásica hoja de Excel, en la que un operario puntea las operaciones y hace las anotaciones oportunas. Es fácil comprender que resulta un sistema con enormes limitaciones, un alto índice de errores y nula capacidad de crecimiento.
Aparte de eso, la digitalización de procesos es algo que está en el horizonte de todas las empresas. Sea cual sea su tamaño, antes o después va a haber un punto a partir del cual necesitas sí o sí un Software de Gestión de Almacén.
Pero si echas un vistazo a la oferta disponible, verás que hay muchos proveedores que ofrecen sus propios SGA. ¿Cómo saber cuál es mejor? ¿Qué hay que tener en cuenta? ¿Qué diferencia a un proveedor de otro?
Vamos a tratar de darte una orientación con estos 4 consejos. ¿Qué le tienes que pedir a tu proveedor de SGA?
1. Que se involucre en tu proyecto
Para poder implantar el SGA adecuado, el proveedor debe conocer al detalle cuál es el funcionamiento del almacén. No solo las tareas más habituales o cotidianas, sino también las excepcionales o las que solo se necesitan en circunstancias puntuales.
Ese conocimiento en profundidad de las características de tu proyecto es fundamental para definir cuáles son las necesidades del almacén.
Es el primer paso y más importante para empezar a trazar la implementación de un SGA capaz de dar respuesta a todos los procesos.
2. Que ofrezca soluciones
Un proveedor experto, una vez que conozca el funcionamiento del almacén, será capaz de proponer soluciones para todos los procesos, incluso para aquellos donde no se haya detectado un problema, pero que son susceptibles de mejorar con una gestión digitalizada.
O, en otro sentido, puede ser capaz de detectar aspectos que puedan suponer una ventaja competitiva si se gestionan de la manera adecuada.
Al no estar inmerso en la rutina del almacén, su visión externa sumada al expertise o conocimiento de la herramienta, podrá proponer soluciones con las que, quizá, a priori no se contaba.
Por ejemplo, aquí tienes claves sobre cómo amortizar un SGA con tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID).
3. Que sea flexible
No hay dos almacenes iguales. Cada uno tiene exigencias distintas y sus procesos son únicos.
Por tanto, el proveedor de SGA debe adecuar las soluciones digitales a cada empresa, y no al revés.
Además, aunque hacer una previsión de necesidades futuras es importante, hay nuevas necesidades que pueden surgir sobre la marcha y que deben ser cubiertas. Por tanto, el proveedor debe ser flexible para adaptar el SGA a las necesidades de gestión que se vayan creando o modificando.
¿Quiere saber más? Echa un vistazo a estas 5 características de un buen SGA.
4. Que acompañe la implementación
Lógicamente, el proveedor va a ocuparse de implantar el SGA hasta que todo funcione. No obstante, puede ir un poco más allá.
Es necesario entender que, para una empresa, pasar de una logística “manual” a un sistema digital, es más que un cambio organizativo: es una transformación que afecta a la propia cultura empresarial.
Toda la organización va a experimentar cambios. Con algunos seguramente ya se contaba desde un inicio, con otros quizá no y hay que ir explicándolos sobre la marcha.
La profesionalidad del proveedor se muestra también en su capacidad comunicativa y en su habilidad para involucrar a toda la organización en el gran cambio que supone la implantación de un SGA, así como acompañar en el aprendizaje del nuevo método de trabajo.
Ese trabajo en conjunto, mano a mano, es una garantía de éxito.
Y por último, muy importante: asegúrate de que tu proveedor te ofrezca un servicio postventa.
Porque una vez que la implementación básica termina, cuando el trabajo diario empieza a rodar, es muy posible que ocurran imprevistos, que surjan dudas sobre la marcha o que haya que refrescar determinados aspectos técnicos.
Además tu empresa va a seguir evolucionando, y es posible que haya que hacer ajustes en el SGA según vayan surgiendo nuevas necesidades.
Si quieres más información, puedes consultar estos 3 aspectos clave al contratar un SGA.
Elige a tu proveedor de SGA con todas las garantías
Un proveedor de SGA pasará a ser un partner muy importante para tu empresa, un aliado estratégico con visión de conjunto sobre el negocio y capacidad de adaptarlo a las nuevas exigencias del mercado.
Hoy en día existen muchas ofertas de software de gestión de almacén y proveedores distintos. Nuestro consejo principal es que, más importante que contratar el SGA con más prestaciones, es decantarse por aquel que mejor se adapta a la empresa y cuyo proveedor nos inspira más confianza.
Esperamos haberte ayudado con estos consejos para elegir un proveedor de SGA. No obstante, si tienes cualquier duda, ponte en contacto con nosotros. Coméntanos tu caso y te orientamos para encontrar soluciones.
