En ocasiones, la dinámica del día a día en un almacén no permite detectar las señales de que hace falta un cambio. Sin embargo, existen pistas que pueden indicar que es necesario revisar los procesos e introducir mejoras en la gestión. Un SGA puede poner orden en el flujo de trabajo y ser la clave para simplificar dinámicas, hacerlas más eficientes y ahorrar dinero.
¿A qué señales conviene prestar atención?
Analiza tu almacén: ¿cuántas de estas 10 señales de alarma reconoces?
Si tu almacén presenta algunas de las siguientes 10 señales de alarma, es hora de considerar seriamente la implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) y comenzar a mejorar su rendimiento:
1. Incumplimiento de los plazos de entrega
¿Cuántas veces están llegando tarde los pedidos de tus clientes? Cuidado con eso, porque si no cumples los plazos de entrega y las quejas se acumulan, estarás generando insatisfacción, acumulando críticas y dañando la imagen del negocio.
Un SGA es necesario para darle un impulso a la gestión de pedidos y garantizar que los productos lleguen a tiempo a su destino.
2. Descontrol en los costes de expedición
Los errores en la preparación de pedidos, la mala gestión del espacio de almacenamiento y la ineficiencia en los procesos de expedición pueden incrementar considerablemente los costes logísticos.
Un caso habitual es cuando se le envía al cliente un producto equivocado y la empresa tiene que asumir los costes de la devolución y del nuevo envío con el producto correcto.
3. Inventarios poco precisos o con errores
Si es habitual que en el inventario aparezcan productos que luego no están en las estanterías, o al revés, que haya productos almacenados que no figuran en ningún listado… tienes un problema importante en tu almacén.
Un inventario desactualizado o con errores puede generar problemas como la sobreventa, la falta de stock y la pérdida de productos. Un SGA es fundamental para mantener un control preciso del inventario en tiempo real.
4. Mala gestión de proveedores
¿Los proveedores no envían a tiempo los pedidos debido a errores de comunicación? La falta de coordinación puede provocar retrasos en la recepción de mercancías, errores en los pedidos y problemas de calidad.
Si tu empresa se queda sin stock de un producto crítico y se ve obligada a detener la producción o retrasar pedidos porque… debes tomar medidas organizativas urgentes.
5. Problemas de espacio de almacenamiento
En un almacén congestionado es más difícil desplazarse y encontrar la mercancía que se necesita en cada momento. Además, aumenta el riesgo de que se produzcan accidentes si los pasillos están ocupados por palets que no tienen espacio o mercancías apiladas sin control.
En muchas ocasiones la solución no es ampliar el almacén. Si continúa habiendo fallos de organización, tener más espacio solo significa tener más problemas.
Por eso lo primero es optimizar el uso del espacio existente con una distribución inteligente y controlada de los productos, en función de su rotación. ¿Conoces los sistemas FEFO, FIFO y LIFO?
6. Mala distribución de la carga de trabajo
¿Has detectado que algunos empleados están preparando pedidos sin descanso mientras otros pasan tiempo esperando instrucciones para hacer su trabajo?
Si las tareas no están bien distribuidas entre los operarios, se pueden generar cuellos de botella y tiempos de espera innecesarios.
7. Cuellos de botella
¿El flujo de trabajo de tu almacén avanza a trompicones? ¿Hay puntos donde la cadena se detiene porque hay etapas más lentas hacen esperar al siguiente equipo de trabajo? Los cuellos de botella son un gran detector de procesos ineficientes. Es necesario analizar por qué se producen y poner soluciones de inmediato.
8. Dificultad para atender picos de demanda
En cualquier empresa, el volumen de pedidos es variable, especialmente en aquellas con una estacionalidad muy marcada.
Si tu almacén tiene dificultades para atender la demanda cuando los pedidos se incrementan por encima de lo habitual, y las entregas se hacen fuera del plazo calculado, vas a perder clientes.
Un SGA, más un sistema de Business Intelligence para la analítica de datos, te ayudará a predecir picos de demanda y a gestionarlos adecuadamente.
9. Desplazamientos excesivos o inútiles
Se puede llegar a perder mucho tiempo de trabajo y energía yendo de acá para allá buscando una referencia, o cuando dos trabajadores hacen un recorrido para buscar el mismo producto, o con movimientos ineficientes dentro del almacén.
Mejorar la organización de los desplazamientos es otra de las tareas que puede realizar un SGA, para que los desplazamientos innecesarios bajen a mínimos.
10. Mala trazabilidad
Si los clientes piden información sobre el estado de su pedido y no es posible dársela al instante, porque no hay datos actualizados o los que hay no coinciden con la realidad, se está minando la confianza del cliente en la empresa.
Tener información actualizada, fiable y en tiempo real sobre la mercancía es una de las claves de la calidad en el servicio, y un aspecto que los clientes exigen cada vez más.
Cualquier almacén en donde se detectan con frecuencia una o varias de estas señales, está perdiendo dinero, minando la confianza de sus clientes y cerrando la puerta al crecimiento empresarial.
¿Cómo atajar estos problemas? Fácil: digitalizando la gestión con un SGA como TWO, y poniéndose en manos de un equipo profesional que analice cuáles son las mejoras que cada empresa necesita.
