Por muy bien que funcione la cadena logística, no está exenta de riesgos. Algunas empresas gestionan operaciones en las que intervienen tantos factores que, en ocasiones, la cadena falla. ¿Qué hacer cuando eso sucede? Depende de cada caso, pero hoy te facilitamos algunas pautas interesantes para gestionar las incidencias en tu empresa.
Porque, si bien no todas las incidencias se pueden evitar (muchas sí), lo que marca la diferencia es cómo se gestionan para minimizar las consecuencias.
Veamos cómo hacerlo.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de gestión de incidencias?
En cualquier empresa, una incidencia es cualquier suceso que afecta de manera relevante a las actividades habituales o incluso las interrumpe temporalmente.
En el caso de la logística de almacén, hablamos de incidencia cuando se produce un fallo en algún punto de la cadena de suministro que repercute en la calidad del servicio.
Hay muchísimos tipos de incidencias. Piensa por ejemplo en estas situaciones:
- Que un proveedor no te sirva la mercancía que estabas esperando y no puedas completar pedidos para tus clientes.
- Que se produzca un incendio o una fuga de agua en tu almacén y se pierda mercancía.
- Que recibas un pico de pedidos y no tengas mercancía suficiente (en este caso hablaríamos de rotura de stock).
- Que se produzca un fallo informático y se pierda información importante por no tener un backup bien gestionado.
- Que se averíe una máquina por desgaste, falta de un plan de mantenimiento o fin de su vida útil, y tengas que detener o ralentizar la actividad.
Y podríamos seguir enumerando distintas situaciones que se pueden producir en un almacén.
La mayoría de incidencias pueden evitarse, anticipándose con una buena organización. Otras están fuera de tu control. Hablamos por ejemplo de una huelga de transporte, una situación de desabastecimiento global, un desastre natural, o causas macroeconómicas que no está en tu mano gestionar.
Lo que sí está en tu mano, ocurra lo que ocurra, es tener preparado un buen sistema de gestión de incidencias que resuelva lo sucedido lo antes posible o, al menos, minimice los daños.
¿Hay incidencias recurrentes en tu empresa? Atención a las causas
Cuando se produce una incidencia es importante hacer el seguimiento oportuno para determinar las causas y revisar el funcionamiento interno, sobre todo si se repiten con determinada frecuencia.
Si es necesario, se deben establecer nuevos protocolos que eviten que suceda de nuevo. ¿Cuáles son las causas más frecuentes de las incidencias?
- Mala comunicación entre distintos operadores: o incluso, dentro de la misma empresa, entre departamentos. Pueden producirse fallos en la transmisión de informaciones importantes que derivan en fallos en la cadena.
- Procesos ineficientes: una empresa que funciona con un diseño de procesos no optimizado, no solo pierde dinero, sino que se expone a incidencias constantes en su funcionamiento. Aquellas que desarrollan un mapa de procesos bien estructurado, dan un salto adelante en calidad.
- Errores humanos: sobre todo en almacenes que todavía no han abordado su proceso de digitalización y controlan muchas tareas de forma manual. En esos casos, son frecuentes las equivocaciones debidas a fallos de algún trabajador.
- Falta de formación: en ocasiones, la escasa preparación de algún operario puede ocasionar incidencias en el centro de trabajo.
- Recursos insuficientes: por ejemplo, cuando no se cuenta con la maquinaria recomendada para realizar determinadas labores. En esos casos no solo se pierde eficiencia, sino que se crea un escenario propicio para que se produzcan incidencias.
Una correcta gestión de incidencias, señal de un servicio de calidad
Como te imaginarás, es muy difícil dar una única fórmula para gestionar las incidencias que se pueden producir en un almacén. No obstante, queremos ofrecerte algunas indicaciones básicas que pueden ayudarte a resolver las situaciones más comunes con las que te puedes encontrar.
Recuerda que el objetivo es minimizar el impacto que pueda causar lo sucedido y que se retome rápidamente el servicio de calidad.
¿Cuáles son los pasos básicos para una correcta gestión de incidencias? Toma nota:
- Detección: es fundamental tener un sistema que permita tener conocimiento inmediato de la incidencia. El tiempo es clave y lo mejor es reaccionar cuanto antes.
- Registro: cualquier anomalía en el funcionamiento de la cadena debe quedar registrado, con todos los datos importantes y de manera protocolizada. Es la única forma de poder hacer un seguimiento correcto.
- Valoración: como vimos en los ejemplos que nombramos unos párrafos más arriba, hay muchos tipos de incidencia. No es lo mismo que se rompa una máquina, que no llegue un transporte o que se reciba la queja de un cliente. La resolución depende del tipo de incidencia.
- Resolución: es importante poner los medios para que todo se resuelva en el menor tiempo posible, para eso la empresa ya debe tener previsto un protocolo básico para saber cómo actuar en ese tipo de situaciones.
- Seguimiento: es importante cerrar la incidencia una vez ha sido solucionada, tras haber hecho el seguimiento de todos los pasos.
Tener una estrategia bien estructurada y prevista de antemano, que contemple los supuestos más habituales, puede evitar que pierdas mucho tiempo y dinero improvisando soluciones.
¿Un software puede ayudarte a gestionar incidencias?
Por supuesto. En el abanico de soluciones de automatización disponibles en el mercado, hay herramientas diseñadas para facilitar esta tarea. Estableciendo un sistema de alertas y seguimiento, es posible controlar el impacto negativo y que la actividad no se vea comprometida.
Tener el control total de todos los procesos de almacén también contribuye a reducir el número de incidencias.
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