Cuando una empresa está creciendo, antes o después se plantea la conveniencia de externalizar algunos procesos, especialmente aquellos que no tienen que ver con la actividad principal, y consumen tiempo y recursos. Es entonces cuando hablamos de BPO, o Business Process Outsourcing.
Sin duda, externalizar procesos puede ser el impulso que tu almacén necesita en un momento determinado: subcontratas las tareas que menos valor aportan y concentras el esfuerzo en hacer crecer tu actividad. Evidentemente, tiene muchas ventajas.
Pero también debes tener en cuenta algunos contras que queremos que conozcas.
Te lo contamos a continuación.
Business Process Outsourcing: qué es y por qué puede ser interesante para tu empresa
La externalización o subcontratación de procesos, también conocida como BPO, es la práctica de contratar a terceros para que se ocupen de determinadas tareas de la empresa, tales como:
- la contabilidad y las finanzas
- la gestión de recursos humanos
- la gestión del marketing y las ventas
- el servicio de atención al cliente, etc.
Derivando estas y otras tareas a proveedores de servicios externos, muchas empresas están logrando ser más eficientes. Ahorran costes al no tener que aumentar su propia plantilla y reciben un servicio especializado.
Y, mientras, pueden centrarse en lo que es su actividad estratégica, generar más oportunidades de negocio y diferenciarse de su competencia.
El BPO no es exclusivo de las grandes empresas, también las pymes pueden beneficiarse de las ventajas que implica este cambio de enfoque.
De hecho, no hay que pensar en BPO solo como el hecho de externalizar uno o varios procesos. Se trata de un cambio más profundo en la forma de abordar la gestión empresarial, que solo se entiende si tenemos en mente que estamos en un mundo hiperconectado en el que las relaciones laborales están cambiando a velocidad.
La tendencia es que la estructura interna de una empresa con determinado número de trabajadores en plantilla, se convierta en una red de profesionales que trabajan desde distintas localizaciones y que ofrecen servicios en la nube a través de mediadores o agencias.
Es en ese escenario donde el Business Process Outsourcing cobra cada día más sentido.
Las 4 ventajas principales del outsourcing
Vamos a empezar por la parte que va a impulsar tu actividad: los beneficios más claros del concepto BPO aplicado a tu empresa o tu almacén:
1. Ahorro de costes
Muchos de los servicios BPO funcionan por un sistema de subasta en las plataformas tecnológicas que los gestionan, por lo que es posible conseguir buenos precios y servicios de calidad.
Además, el hecho de que se muevan en el mercado global permite acceder a profesionales de talento sin limitaciones geográficas.
2. Más eficiencia
Con este sistema es posible contratar a proveedores especializados en cada tarea, por lo que los procesos serán más eficientes que si se llevan a cabo en la propia empresa, donde muchas veces hay un trabajador a cargo de labores diversas.
3. Acceso más económico a la tecnología
Hoy por hoy, para desempeñar muchos procesos empresariales es necesario contar con las herramientas adecuadas. Esto implica comprar licencias tecnológicas o pagar las aplicaciones que sean necesarias, aunque en la práctica se estén infrautilizando.
Al externalizar los procesos esta parte corre por cuenta del proveedor, que sí dispone de los medios adecuados porque está especializado en esos servicios.
4. Más flexibilidad para adaptarse al mercado
En tiempos tan cambiantes, esto es una ventaja fundamental. Permite, por ejemplo, atender picos de demanda tanto previstos como imprevistos.
Es algo a tener en cuenta si se quiere ofrecer una buena respuesta ante campañas que exijan puntualmente más recursos de atención al cliente o un esfuerzo mayor en el departamento de ventas.
Con BPO no es necesario contratar personal propio o invertir en la creación de nuevos puestos de trabajo, sino reclutar refuerzos especializados durante un tiempo limitado, lo justo para atender cada proyecto.
En síntesis, la mayor ventaja de BPO consiste en que permite que las organizaciones se centren en sus funciones empresariales más importantes y aumenten su productividad, sabiendo que los procesos no relacionados con su actividad principal están en manos de proveedores fiables.
Ten en cuenta también estas 4 desventajas de BPO
Como adelantábamos, también hay contras que conviene tener en cuenta. Los más importantes son los siguientes:
1. Menor compromiso
Al tratarse de un colaborador externo, no conoce la organización ni la cultura empresarial. De hecho, es posible que ni siquiera esté familiarizado con la actividad de un nicho en concreto, ya que la mayoría de proveedores se especializan en un servicio y lo ofrecen a sectores muy amplios.
Por tanto, si se necesita algún conocimiento en particular, es algo que deberá hablarse en cada caso y facilitar la formación adecuada.
Además, más allá del contrato por servicio, no existe ninguna vinculación con la empresa. Esto es algo que, sobre todo en organizaciones con larga trayectoria y acostumbradas a una estructura organizativa más tradicional, puede ser una dificultad añadida.
2. Atención a la seguridad
El proveedor de servicios debe ofrecer garantías acordes a la legislación vigente, para asegurar que no van a producirse filtraciones de información confidencial, listas de clientes, etc.
Lo relativo a la protección de datos debe figurar en el contrato y se aconseja que sea revisado por un servicio jurídico independiente.
3. Peor experiencia de cliente
Externalizar algunos procesos, especialmente si se contratan fuera del país, pueden tener un efecto negativo en la percepción que los clientes tienen de la empresa.
Por ejemplo, algunos usuarios se sienten incómodos si se dan cuenta de que los operadores de atención que atienden el call center de la empresa están en realidad al otro lado del mundo.
Es algo que debe analizarse en cada caso, para sopesar los beneficios y las contraindicaciones.
4. Dificultades de comunicación
En todas las empresas, pero especialmente en aquellas que constituyen un eslabón de los muchos que forman la cadena de suministro, una comunicación fluida y sin errores es fundamental.
Esta dificultad comunicativa puede ser más notable cuando se contratan servicios en terceros países, donde el idioma puede ser un hándicap añadido.
Por eso, hay almacenes que prefieren establecer relaciones a más largo plazo y apostar por dinámicas de logística colaborativa.
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