¿Qué referencias tienes disponibles en tu almacén ahora mismo? ¿En qué cantidades? ¿Dónde están ubicadas? Tener el stock de tu almacén bajo control es uno de los pilares de la rentabilidad de tu negocio.
¿Cómo lograrlo? Depende de muchos factores y de la naturaleza y propósito de cada almacén.
No obstante, vamos a trazar unas líneas maestras que te ayuden a conseguir un control de stock más eficiente.
Qué es el control de stock + beneficios
Controlar el stock consiste en saber en todo momento qué productos hay en el almacén, con un riguroso registro de entradas y salidas en tiempo real. Y, además, conocer exactamente la ubicación de cada referencia, para simplificar las operaciones y aprovechar al máximo los recursos disponibles.
Tener un buen control del stock es fundamental para la eficiencia del conjunto de la empresa, pero no siempre es sencillo conseguirlo, especialmente si no se ha abordado la automatización de procesos y aún se realizan tareas de control de forma manual.
Hacerlo así es una fuente constante de errores. Si un operario se olvida o se equivoca al hacer un apunte, habrá descuadres y será imprescindible realizar inventarios periódicos para hacer un recuento exacto de las existencias.
Esto puede mejorarse mucho con la implantación de un software que se ocupe del control del stock y proporcione información actualizada de las mercancías almacenadas. Hablamos de un SGA, o Sistema de Gestión de Almacén, adaptado a las necesidades logísticas de cada empresa.
Si bien implantar uno de estos sistemas supone un gasto económico (además de un cambio en la cultura organizativa empresarial, en la mayoría de los casos) es importante no perder de vista el retorno de la inversión en cualquier proceso de automatización que se aborde en la empresa.
En el caso concreto del control de stocks, que es en lo que nos centramos hoy, hay que tener en cuenta que la adquisición y almacenamiento de mercancía es una importante fuente de gastos, por lo que conseguir la máxima optimización va a suponer ahorro de costes desde el minuto uno.
Mejorar la gestión del stock supone:
- Conocer las necesidades de la empresa y ser capaz de hacer previsiones ajustadas.
- Conseguir el equilibrio entre disponer de mercancía para evitar roturas de stock, y no acumular innecesariamente para no incrementar los gastos.
- Disponer de un sistema eficaz de registro y comunicación entre las distintas áreas de la empresa para tener en todo momento el cómputo de entradas y salidas, así como del valor de las existencias.
- Establecer un sistema fiable de trazabilidad que permita trackear la mercancía, tanto dentro del almacén como en el conjunto de la cadena de suministro, para poder ofrecer esa información a clientes y proveedores.
- Controlar las caducidades y contar con la obsolescencia a la hora de calcular el stock. De ese modo se reducen las pérdidas económicas por vencimiento o deterioro de la mercancía.
Además, implantar un sistema de control de stock mejorará de manera inmediata la experiencia de tus clientes, ya que se reducirán los retrasos y podrás expedir sus pedidos de forma más eficiente.
Métodos más habituales para gestionar el stock de un almacén
En función de las necesidades específicas de cada almacén, hay distintas formas de gestionar el stock. Te resumimos aquí las principales:
Método FEFO: first expires, first out
Los productos que tienen prioridad en la expedición son aquellos con fecha de caducidad más cercana. De ese modo se logra que el stock siempre esté actualizado y los vencimientos controlados.
Método FIFO: first in, first out
En ocasiones se utiliza este método en combinación con el anterior, en aquellos casos en que la fecha de vencimiento es un factor a tener en cuenta. Es decir, una vez que ya se ha dado salida a los productos con menor fecha de vencimiento, se priorizan aquellos que entraron antes al almacén.
Método LIFO: last in, first out
En este caso, se prioriza para las expediciones la mercancía más reciente. Se utiliza este método cuando se trata de un tipo de productos que no se deterioran durante el almacenamiento (por ejemplo, determinados materiales de construcción).
Te recomendamos este post, donde hemos profundizado más en los métodos FEFO, FIFO y LIFO.
Es interesante añadir que hay distintos métodos de producción que afectan de forma directa a la gestión del stock. Dos de los más relevantes son:
- Método JIT: just in time. Se trata en realidad de un método de producción pensado para no acumular existencias. Esto influye directamente en el control del stock, ya que se fabrica solo la cantidad de producto que se necesita y en el momento en que se necesita, evitando el almacenaje innecesario. Lee más sobre las ventajas e inconvenientes del método JIT.
- Método JIC: just in case. Se basa en un cálculo muy preciso de las necesidades de stock, de forma que se disponga del margen correcto de inventario para no correr el riesgo de rotura, pero sin incrementar demasiado los gastos de almacén. Te contamos más sobre este método en este post: Just in case, la logística post covid cambia de tendencia.
Cómo implantar un control de stock eficiente
Lo principal para mejorar la gestión del stock en cualquier almacén es abandonar los métodos tradicionales de control y pasarse a los sistemas automatizados, mucho más eficaces.
Si estás en ese punto, podemos ayudarte en esa transición, ya que tenemos uno de los mejores SGA que puedes encontrar actualmente en el mercado. Se trata de TWO, el SGA de SCM Logística.
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